Co-organisateur “historique” des meetups sur Bordeaux, j’aimerais redynamiser un peu tout ça, relancer les présentations & apéro conviviales.
Je cherche à fois des personnes pour proposer des sujets et/ou les présenter, et aussi des gens pour aider à animer la communauté, activer du réseaux, trouver des lieux, etc.
Et par ailleurs, si des personnes passent leur tête par ici et qui (1) ne sont pas de Bordeaux mais qui (2) ont des bons conseils à donner puisque organisateur ou organisatrice d’événements similaires dans vos villes: Rennes, Nantes, Grenoble, Lyon, … n’hésitez pas à partager conseils, tuyaux et autre tips !!
Hello. Sur le discord il y a un groupe dédié aux discussions autour des meetups.
Nous avons des problèmes différents suivant les régions :
Trouver des sujets
Trouver des salles
Trouver un financement pour le pot d’après
Trouver des participants
Limiter le no-show (surtout pour éviter le gâchis du pot)
Pour les conseils qui me viennent en tête :
Demander à l’orateur des présentations adaptées à tes supports de communications (longueurs des titres, etc.)
Communiquer suffisamment à l’avance les dates des meetups (quitte à annuler une date si pas de sujet). Perso je ne le fais pas, alors qu’il faudrait
Rappeler de temps en temps qu’il y a un meetup dans X jours
Relancer les inscrits 1 jour ou 2 avant l’événement pour leur demander de se désinscrire s’ils sont sûrs de ne pas venir. Et de prévenir s’ils ne peuvent pas venir. À la fois, cela permet de corriger le tir pour le pot. Et s’il y a une liste d’attente, cela permet de libérer des places.
Il y a toujours 10 à 30% de différence. Dans certains meetups, c’est en plus.
Penser à prendre quelques photos pendant l’événement. Avec des prises de vues qui font croire qu’il y a du monde quand ce n’est pas le cas
Le lendemain, faire un petit message de remerciement et en profiter pour publier quelques photos
S’il y a eu une captation, la mettre en ligne quelques jours après. Mais pas trop tôt pour inciter les gens à venir.
Penser à remercier les sponsors (ceux qui payent, prêtent la salle, payent la bouffe, etc.) au début
À la fin des questions/réponses, remerciez les orateurs et ceux qui sont venus
Profiter du pot pour inciter des gens à venir parler d’un truc la fois d’après
Faire un tableur avec la liste talk possible
Faire un “CFP” (un truc-forms ça suffit pour remplir le tableur ci-dessus)
Et moi, je vais faire une checklist avec tout ça
Pour démarrer, aller voir les boîtes cool de ta ville. Leur proposer de faire un meetup chez eux :
Ça fait connaitre la boîte
Elle peut faire passer le message qu’elle s’implique dans la communauté locale
Lui glisser que si des employés présentent des trucs, ça améliore l’image
C’est plus simple pour recruter par la suite
Si elle vend des trucs, ça permet de faire connaitre tout ça
Si en plus elle paye un pot/buffet, ça envoie une belle image
Ça parait un peu bidon de dire tout ça, mais ça marche plutôt bien
Une seule boite a refusé de nous héberger le meetup gratuitement sur ~50 évènements organisés.
Le taux de no-show dépend du format, pour les ateliers de trad on est carrément à n/2-1 (oui oui, précisément) alors que pour les AFPyro c’est environ ±10% comme @nledez le constate, plus souvent -10% que +10% chez nous.
Historiquement, on avait un bon 10-20% des personnes inscrites qui ne venaient pas. Et on a vu aussi que ça pouvait tout simplement dépendre de la météo. Les soirs où ils faisaient froid / pluie / vent, y’avait moins de gens
Sur Lyon on a (à la louche) 10 à 30% de gens qui s’étaient inscrits mais qui ne viennent pas, après y a aussi quelques personnes qui viennent sans s’être inscrites.
Il y a des moments de l’année où c’est plus difficile de mobiliser les gens. Genre l’été et décembre.
L’été (juillet et août), on ne fait pas de meetup en mode présentation + pot, on va juste dans un bar.
Et décembre on garde le format classique, mais c’est clairement en plus petit comité.
Je vais essayer de pas trop dupliquer Nicolas pour les conseils x)
Pour avoir du monde globalement :
être régulier (la relance post-covid a été un peu dure, mais en reprennant un meetup par mois, maintenant ça va :))
communiquer à l’avance, mais pas trop non plus sinon les gens s’inscrivent et oublient (je communique généralement 1 semaine avant sur Meetup, Twitter, Discuss, Linkedin, l’Agenda du Libre. Et le jour même je fais un petit tweet et un message meetup aux personnes inscrites)
présenter les meetups de manière générale, rappeler qu’il y a une charte à respecter en début de meetup, présenter le lieu qui accueille (en général on a toujours une personne du lieu motivée pour le faire), remercier les gens
avoir un lieu facilement accessible en transports en commun (sur Lyon ça fait une grosse différence si un métro est proche ou non)
varier le jour de la semaine (avant le meetup sur Lyon était toujours un mercredi, et en fait maintenant que ça change, on a plus de gens globalement)
quand une personne en dehors des meetups dit qu’elle fait du Python, lui parler des meetups et lui dire de venir que c’est trop cool
Pour avoir des speakers :
dire que que si des gens veulent présenter un sujet, ils peuvent te contacter (en début de meetup)
motiver les gens pendant le pot pour une future présentation et encourager les gens dont ça serait la première présentation
Pour avoir des lieux :
dire que si les gens ont des lieux, pareil ils peuvent te contacter (en début aussi)
demander aux speakers si leur entreprise serait pas chô pour accueillir un meetup (c’est souvent le cas)
Pour le pot de fin :
dire aux gens de ramener de quoi manger et boire à partager (ça marche bien chez nous. Des fois des entreprises payent des trucs, mais on demande jamais)
Je comptais proposer une présentation sur pandas v2.0 et demander les dispos à @joack qui a récemment proposé deux sujets sur Issues · pybdx/meetup-hub · GitHub
Pour le lieu, y’en a un facile, c’est l’espace de cowork du Node (proche place de la bourse).
Puis proposer plusieurs dates possibles en semaine > 19h mi/fin avril.
Je suis jamais allé au Node perso, alors ça me convient
@vdelecroix avait également proposé le premier étage de l’Utopia (il y a un vidéoproj), et je crois qu’il a aussi quelques contacts de collègues que le meetup pourrait intéresser (je pense que le mieux à l’heure actuelle est de leur proposer de s’inscrire sur le meetup https://www.meetup.com/fr-FR/py-bdx/ )
Le temps de relancer la machine sans se mettre la pression et prendre le temps d’annoncer l’événement correctement je viserais fin avril, voire début mai.
J’avais loupé l’info
Pour augmenter le nombre de personnes faut souvent y aller fort sur la comm. Mais après un apéro improvisé à 5 personnes c’est hyper bien aussi !
